COVID-19の感染拡大以降、直接会って話すことはリスクが伴うということで、代わりにZoomやGoogle Meetなどの、オンライン会議サービスを利用する機会が増えました。

広報に携わる皆様にとっては、学内の方のみならず、関係各所とのやりとりなど、コミュニケーション環境が、がらりと変わったという方も多いのではないでしょうか?

今回は、そんなコミュニケーション手段のひとつとして、制作会社との連携に有効なチャットサービスについてご紹介します。

 

制作会社とのコミュニケーションを円滑にするチャットサービス

広報担当の方にとって、広報案件を依頼する制作会社とのやりとりは多岐にわたりますが、一般的には概ね以下のような流れが多いと思います。

打ち合わせ → スケジュールの確認 → 制作開始 → 校正確認 → 修正依頼 → 校了 → 納品

チャットサービスは、このうち、制作開始~校了までの工程について、 制作会社とのやりとりを簡便にしてくれます。

チャットサービスでは、メールと同じく文章でのコミュニケーションが主体になりますが、 メールにはない利便性があります。 ここでは、数あるチャットサービスの中でも、広報工房でも利用している「Chatwork」を例に、 制作会社とのやりとりにおけるメリットとデメリットをお伝えします。

 

チャットサービスのメリット

  • 相手のアカウントにメッセージを送ることができる
  • メッセージの履歴が残るので、過去の発言を振り返ることができる
  • ドラッグ&ドロップで簡単にファイルを添付することが可能。チャット上でプレビューもできる
  • 複数人でグループチャットを作ることができる

以下、順番にみていきましょう。

相手のアカウントにメッセージを送ることができる

メールを送る際は、相手のメールアドレスと、所属と名前などを送信のたびに入力する必要がありますが、チャットサービスでは、相手のアカウントに直接メッセージを書き込むだけで済むため、メールよりも情報伝達のためのプロセスを簡略化することができます。

メッセージの履歴が残るので、過去の発言を振り返ることができる

チャットサービス上では、メッセージを重ねていくため、誰がいつ何を発言したのか、履歴を辿ることができます。制作会社側への修正指示や、校正の履歴を備忘録として残しておけます。

ドラッグ&ドロップで簡単にファイルを添付することが可能。チャット上でプレビューもできる

制作会社とのやり取りでは、頻繁に校正のやり取りを行うケースが多くなります。 チャットサービスでは、ドラッグ&ドロップでファイルをアップロードできるので、メールよりも送信の手間を省くことができます。 また、メールだと、添付ファイルの存在が埋もれてしまいがちですが、チャットサービス上でプレビュー表示できるので、ファイルの確認漏れなどが発生しにくくなります。

複数人でグループチャットを作ることができる

案件の規模によっては、関わる人数が多くなることもあります。チャットサービスでは、グループチャットを作ることができるので、案件ごとにグループを作っておくと、直接の担当者のみならず関わる方全てに情報を共有することができます。

その他

ChatworkやSlackでは、既読表示がつきません。 いわゆる既読スルー状態にならないので、メッセージを送った側の心的ストレスがかからないこともメリットといえるかもしれません。

 

チャットサービスのデメリット

  • チャットの履歴が膨大になると、過去のメッセージを探すのが困難
  • 既読表示がつかない

チャットの履歴が膨大になると、過去のメッセージを探すのが困難

過去のメッセージは蓄積されていき、場合によっては数年前まで遡ることができますが、膨大な履歴の中から、過去の誰がいつどんな発言をしたかを探すことは少し大変です。
ただし、検索機能があるので、探したい内容に関連するキーワードをもとに、過去のメッセージを探すことができます。

既読表示がつかない

Chatworkでは、既読表示がつかないため、相手から確認しましたなどの連絡がない限り、メッセージの既読未読を判別できません。 ただし、メッセージを送る際に、Toで相手を指定することで、相手側にプッシュ通知で知らせることができます。

 

おわりに

全てのコミュニケーションがチャットサービスだけで完結するわけではありませんが、チャットサービスは、制作会社とのやりとりを効率化してくれます。
アカウントの登録が必要なため、組織的な制約があったりする場合もあると思いますが、アプリをインストールすることなく、Webブラウザだけで利用できる点も大きなメリットだと言えます。

まだ導入されていない方は、検討されてみてはいかがでしょうか。 また、取引先の制作会社がチャットサービスを導入しているかどうか確認してみてもいいかもしれません。